Le registre unique du personnel : ce qu’il doit contenir

Tout employeur, dès la première embauche, et pour chaque établissement. Il n’existe ni seuil d’effectif ni exception liée à la nature de l’activité : une entreprise d’un seul salarié y est tenue.

Le registre retrace les personnes employées dans l’établissement, dans l’ordre des embauches et de façon indélébile. Il inclut non seulement les salariés de l’entreprise mais aussi, selon des modalités propres, les salariés mis à disposition, les stagiaires et les personnes en immersion.

Il peut être tenu sur support papier ou sous forme numérique, à condition dans ce dernier cas de garantir des conditions de nature à assurer l’intégrité et la conservation des données. Une simple liste modifiable dans un tableur ne satisfait pas à cette exigence.

Les mentions relatives à un salarié sont conservées pendant cinq années à compter de la date à laquelle il a quitté l’établissement. Cette durée ne se confond pas avec celle applicable aux bulletins de paie ou aux autres documents sociaux, qui obéissent à leurs propres règles.

La conséquence pratique est qu’un registre ne se « purge » pas au départ des salariés : il s’accumule. C’est une raison supplémentaire de le tenir sous une forme structurée dès le départ plutôt que de le reconstituer au moment d’un contrôle.

Le registre est tenu à la disposition des agents de contrôle — inspection du travail, URSSAF — ainsi que, pour les mentions les concernant, des salariés et de leurs représentants. Voir les pièces demandées en contrôle.

L’absence de registre, son caractère incomplet ou sa non-présentation aux agents de contrôle est sanctionnée par une amende, appliquée autant de fois qu’il y a de personnes concernées. Sur un effectif significatif, le cumul devient rapidement substantiel.

Le risque le plus sérieux n’est cependant pas l’amende : c’est ce que l’absence de registre laisse supposer. Un employeur qui ne peut présenter le registre est en difficulté pour démontrer la régularité de ses embauches, ce qui alimente une présomption défavorable en matière de travail dissimulé. Voir les sanctions du travail dissimulé.

À l’inverse, un registre correctement tenu est l’une des pièces qui établit le plus simplement la régularité de la situation, notamment pour les travailleurs étrangers. Voir le contrôle de la main-d’œuvre étrangère.

Pour chaque travailleur étranger, le registre doit porter le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail. Cette mention s’ajoute à celles exigées pour tout salarié et figure parmi les premiers points vérifiés en contrôle.

S’y ajoute une obligation distincte, souvent confondue avec la précédente : la conservation d’une copie du titre. La mention au registre ne dispense pas de la copie, et la copie ne dispense pas de la mention. Voir la vérification du titre avant l’embauche.

Ces deux éléments constituent, avec la preuve de la vérification préalable auprès de l’administration, le socle qui établit la régularité de vos embauches. Voir le contrôle de la main-d’œuvre étrangère, les sanctions de l’emploi d’un étranger sans titre et recruter un travailleur étranger.

Un dernier réflexe utile : conservez la copie du titre et la preuve de la vérification préalable dans le même dossier que le registre. Ces trois éléments sont demandés ensemble, et les chercher séparément le jour du contrôle est ce qui donne l’impression d’une tenue approximative.

Un dernier repère pratique : le registre est également consultable, pour les mentions les concernant, par les salariés et leurs représentants. Cette accessibilité fait partie de l’obligation et suppose que le support choisi le permette réellement, ce qui écarte de fait un fichier stocké sur un poste personnel sans accès organisé.